Phòng Hành chính Tổng hợp

I. Thông tin chung

Tên gọi: Phòng Hành chính Tổng hợp

Tên gọi tắt: Phòng Tổng hợp

Tên quốc tế:  HR and Administration Department

Trụ sở: Tầng 3 Tòa nhà IMI, số 46 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: +84(24) 38351019     hoặc: +84(24) 38351010  Số máy lẻ: 139
Email:  tonghop.imiholding@gmail.com
Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Chí Cường – Chánh văn phòng Đảng ủy Viện IMI

II. Chức năng, nhiệm vụ

2.1. Chức năng:

Phòng Hành chính Tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Công ty để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Tổng Giám đốc; tổ chức thực hiện các công tác thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự. Tổ chức và phối hợp hoạt động giữa các đơn vị của IMI, và với các đơn vị khác phục vụ công tác đối nội, đối ngoại. Thực hiện công tác văn phòng Đảng ủy, bảo vệ chính trị nội bộ. Quản lý, theo dõi quá trình thực hiện các nhiệm vụ KHCN.

2.2. Nhiệm vụ:

• Tham mưu và xây dựng dự thảo các Đề án kiện toàn cơ cấu tổ chức hoạt động, biên chế và chức năng nhiệm vụ của Công ty;
• Tham mưu và xây dựng dự thảo các quy chế, quy định phục vụ công tác quản lý của Công ty, phù hợp với các quy định của pháp luật và cơ chế hoạt động của Công ty.
• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự bao gồm: Quản lý, sắp xếp tổ chức nhân lực, hợp đồng lao động, vị trí việc làm theo chức danh nghề nghiệp; bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, tiếp nhận, điều động, kỷ luật, đánh giá, nhận xét và phân loại cán bộ, người lao động theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý hồ sơ người lao động theo quy định.
• Thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới công tác lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội và các chế độ khác theo quy định;
• Quản lý tài sản công: tài sản cố định, tài sản KHCN, công cụ dụng cụ; sắp xếp phương tiện thiết bị nơi làm việc.
• Quản lý, điều hành các phương tiện vận tải phục vụ nhu cầu công tác của Công ty.
• Mua sắm trang thiết bị, tài sản, dụng cụ, vật tư, theo kế hoạch được Lãnh đạo Công ty duyệt và yêu cầu của các phòng ban.
• Tổ chức hội họp, hội nghị. Làm công tác lễ tân, phục vụ các đoàn khách trong nước, khách nước ngoài đến làm việc với cơ quan theo quy định.
• Tiếp nhận, xử lý, quản lý công văn đến, đi của Công ty.
• Thực hiện việc bảo mật, bảo quản, lưu trữ tài liệu và tổ chức khai thác tài liệu theo quy định của Công ty và các quy định hiện hành của nhà nước.
• Chịu trách nhiệm quản lý con dấu, kiểm soát văn bản do Công ty phát hành theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ .
• Quản lý, khai thác trang thông tin điện tử (Website) của Công ty. Cập nhật kịp thời thông tin thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự-KH&CN trên Website của Công ty;
• Là thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty; Xây dựng kế hoạch công tác thi đua khen thưởng hàng năm; Dự thảo trình Ban Tổng Giám đốc ban hành các quy định liên quan đến công tác thi đua khen thưởng; Tổng hợp và chuẩn bị nội dung họp xét khen thưởng, đánh giá xếp loại CBCNV, người lao động.
• Thực hiện công tác đảm bảo vệ sinh, văn minh công sở nơi làm việc theo nội quy, quy chế của cơ quan. Bộ phận nhà ăn đảm bảo chất lượng, khẩu phần ăn, vệ sinh an toàn thực phẩm cho CBCNV, người lao động.
• Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất do Tổng Giám đốc giao.
• Thực hiện các công việc của Văn phòng Đảng ủy, bảo vệ chính trị nội bộ.
• Quản lý và thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác đề xuất, đăng ký, triển khai thực hiện các nhiệm vụ KH&CN các cấp.
• Tổ chức và phối hợp hoạt động giữa các đơn vị của IMI;
• Phối hợp với các cơ quan tại địa phương trong công tác An ninh quốc phòng, Phòng chống cháy nổ – Cứu hộ cứu nạn, phòng chống lụt bão và các công tác đối nội, đối ngoại khác.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Đảng ủy, HĐQT, Ban Tổng giám đốc phân công.